イベント企画会社やワークショップ運営会社の選び方について
イベント・ワークショップ会社選びは、イベント成功への重要なカギになるポイントです。イベントの要望に合ったイベント会社を選ぶためにも、選定は大事です。会社によってカラーも違うので、値段のみで選べば良い訳でもありません。ここでは、イベント企画会社やワークショップ運営会社の選び方についてお届けします。
良い企画会社を探す時のポイントとは？
大手・地域密着型・専門分野のどれに強いのか
イベント企画会社、ワークショップ運営会社といっても、会社の種類は色々あり様々です。その中で良い会社を見分けるには、自社の予算や目的に応じた適切な会社を選ぶことが大切です。会社の種類は大きく分けると、大手、地域密着・小規模、専門分野の３つに分類できます。では、一体、それぞれの会社にはどのような特徴があるのか見ていきましょう。
まず、大手のイベント企画会社、ワークショップ企画会社では、知名度もあって規模も大きな会社になります。大手利用の良さは、色々な分野においてイベント開催実績があり、ユーザーの様々な要望に対応能力が高い点が挙げられます。また、全国に支店があるので、ネットワークを持っている場合も多く、全国各地での対応が可能なケースが多いです。メディアとの連携体制も整っており、イベントPRや集客面にも強いメリットがあります。
次に、地域密着型のイベント企画会社、ワークショップ運営会社では、全国規模ではなく一定地域でイベント開催を手がける会社になります。この良さというのは、フットワークが良いことや急なイベント開催でも対応してくれることが多い点です。地域特性を把握しているので、地元メディアと連携したPR活動も可能です。また、スタッフ教育も行き届いているため、信頼を持って任せられる点は大きなメリットです。
そして、専門分野に強いイベント企画会社、ワークショップ運営会社では、大手のように色々な種類のイベント開催実績はありませんが、特定分野に特化したイベント開催には高品質サービスを期待できます。一般のイベント企画会社やワークショップ運営会社には無い、オリジナルコンテンツを持っており、企画の新奇性を求めている方にはおすすめです。
イベント企画会社・ワークショップ企画会社の選定基準
大規模イベントや全国対応可能を重視する場合
大規模イベントを検討中であれば、スタッフ数の多い全国対応可能な会社を選ぶと良いでしょう。大規模イベントでは、何より人材配置が重要ですよね。マンパワー手配がスムーズで、十分な人員配置体制が整っているか、その点をチェックしましょう。また、ディレクターをはじめオペレーターやコンパニオンなど、多様なスタッフ派遣が可能かも確認して下さい。長年の実績を持つ会社は、ユーザーの意図や要望に最適なスタッフを組むなど、細かなサポート体制を持っています。通常、大手のイベント企画会社、ワークショップ運営会社では、全国での開催経験も豊富で、中には、海外企画対応してくれる会社もあります。
高品質で低コストを重視する場合
低コストでありながら、高品質な会社を利用したい場合、自社一貫体制で余分なコスト削減を行い、低価格を実現している会社はおすすめです。イベント企画会社、ワークショップ運営会社の中には、企画～運営までを自社で行っている所も多くあり、リーズナブル価格で高品質サービスを実現しています。また、一貫体制は情報が一元化され、ユーザーの希望がイベントにしっかり反映される良さがあります。下請け会社へ発注すると、制作側と運営側の連携不備が起こります。
効果的なイベント開催実現が大事
実績豊富な企画会社であれば、イベントの目的や主旨に適した企画提案をしてくれます。自社スタッフだけで企画や運営を完結させてしまうと、単なるお楽しみイベントや儀礼的な恒例行事で終了してしまうことがあり、それではあまり意味がありません。イベントを成功させるには、目的を明確にしてそれを果たす企画作りが重要です。企画会社はというのは、多種多様なイベントを手掛けており、要望に合った企画に落とし込みます。自社商品やサービスの促には、イベントでターゲットを選んで、売上げアップに繋がる効果的集客を図ることが大切なポイントになります。なので、イベント企画会社、ワークショップ運営会社では、良い会社を選びが大事なのです。大規模イベント対応可能、自社一貫体制など、色々会社によって強みを持っています。目的や予算に最適な会社を選定して、効果的なイベント開催を実現させましょう。
企画会社に依頼する際の注意点とは？
▲苔テラリウムワークショップ
依頼した方がイベント成功はアップ
会社や団体でイベント開催を検討した際、自分達だけで企画～運営まで行なうと、時間も労力も大きくかかってきます。普段からイベント関連の仕事をしている方であれば、イベント開催準備に向けてスムーズに動くことはできるかも知れませんが、そうでない方の場合は中々難しいものがあります。無理して自分達だけで企画しても、本業に負担がかかり、それでは意味がありませんよね。そこで頼れるのがイベント企画会社やワークショップ企画会社の存在です。会社のイベントプランナーには、今までに豊富な経験や実績があります。企画・運営を本業とするので、自分達が行いたいイベントをしっかり成功に導いてくれます。もちろん、外注費用はかかりますが、イベント成功になれば企業宣伝にも繋がりますし、集客数も見込めるので、それ以上の利益やメリットを得ることができます。
意向に合うイベント開催の実施
イベント企画会社やワークショップ企画会社に依頼する場合、しっかり自分達の意向に合うイベント開催を実施してくれるかが大きなポイントです。どのようなイベントになるかは、実際に実施してみないと分からない部分もあります。しかし、良い企画会社を探すことができれば、それはイベント成功にも繋がるので、依頼前には口コミや評判も見ることがおすすめです。候補が見つかったら、イベントプランナーが手がけたイベント実績も参考にするのが良いでしょう。そして、その中から自分達に合った企画を見つけることがポイントになります。
成功させるための会社選びは大事
イベント企画会社やワークショップ運営会社に依頼する場合、当然、費用がかかります。コストパも重視したいですが、価格の安さだけで選定するのは止めましょう。安価であっても質の良いイベントでなければ、自社宣伝にもなりませんよね。また、今後の自社集客へも繋がっていきません。他にも、企画会社の規模も重要です。大規模イベント開催では、色々な人がイベントに関わることになりますよね。様々な情報収集をしてもらう必要があるので、企画会社の規模もポイントになります。小規模会社への依頼は、費用は安く済んでも人数不足になる場合もあります。なので、どの程度の人員を要するか、事前に予想を立てておくのが良いでしょう。
まとめ
ここでは、イベント企画会社やワークショップ運営会社の選び方についてお届けしてきましたが、いかがでしたか？イベント開催の検討では、企画から開催まで自分達で担おうとすると、本業の時間を割いて準備をしなければなりません。なので、イベント企画は専門業者に依頼するのがおすすめです。企画業者選びは、イベントの成功の鍵を握る重要なポイントであり、企画会社の経験と実力が左右します。経験豊富な会社に依頼し、失敗のないイベント作りを実現させましょう。
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