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セミナー開催の準備や費用と段取りについて知る!

セミナーで使う会議室です。

 

最近、顧客開拓をする手段にセミナー開催する企業が増加しています。しかし、準備を疎かにしてしまうと、セミナー成功どころか痛い目を見るかも知れません。では、どうすれば効果的なセミナーができるのでしょうか?ここでは、セミナー開催で押さえるべきポイント、また、運営費用についてお届けします。

 

セミナー運営の流れとは?

 

集客・コンテンツの準備

セミナー開催にあたり、事前準備はとても重要なポイントです。魅力的なコンテンツの打ち出さなければ、集客に繋がらない可能性もあります。用意したいコンテンツには、セミナー用のスライドデータ、資料、動画、文章が挙げられます。さらに、セミナー開催を行った周囲へ告知するためのSNS、ブログ、終了後フォローメールなども必要です。また、集客告知も必要です。宣伝方法には、会社の公式サイト、ブログ、SNS、ウェブ告知、イベントサイト、チラシ、ポスターなど、色々な手段を活用できます。なので、セミナー予算や想定集客数に応じて選択してみましょう。

 

セミナーの当日運営

セミナー当日に気を付けたいことは、タイムスケジュールの管理です。音響機材、PC、プロジェクターなどの機材や資料の確認は、事前に済ませ、受付から講演者誘導まで、円滑に行えるように努めましょう。なので、運営側はセミナーの14日前までには当日の打ち合わせやシュミレーションを行い、連携を取りやすくしておいて下さい。セミナーが始まれば、ディレクターの時間管理がとても重要です。講演者の話が長引く、質問者とのやりとりなど、セミナー時間延長か、他のプログラムを巻くのか判断が求められます。

 

終了後に行うこと

セミナー終了後には、出席者へのフォローも忘れてはいけません。まずは、出席者へのお礼のメールや電話をしましょう。メールにアンケート添付するのも良い方法です。アンケートで回答者のニーズ調査ができ、その後、ナーチャリングやマーケティングオートメーションに活かすことができます。また、欠席者に対しては、今後のセミナー予定告知のフォローがあると良いでしょう。こうしたフォローは、迅速に行うのがポイントなので、当日中から翌日まで素早く行うのが良いです。

 

セミナー企画のポイントとは?

セミナーを実施中です。

 

企画目的

セミナーでは、参加者間の関係構築、新規メンバー獲得など、コミュニティを活性化させて、健全に成長していきためには必要です。セミナーはコミュニティ活動の一部でもあり、対面イベントはもちろん、オンラインであっても活動の重要な一部といえます。しかし、こうした重要なセミナーを何のために開催しているか、それを皆さんは言語化していますか?目的が曖昧では、何ができたら成功で、何をすれば良いのか、判断することができず、サポートしてくれスタッフの動きもバラバラになってしまうものです。それは、イベント失敗に繋がったり、一部の方には不満になったりする可能性が高まります。なので、企画目的は明確にしておきましょう。

 

セミナーで大事な要素

セミナーには、目的が重要であるといいましたが、目的にはターゲット、期待するアクションがあります。アクションを強制はできないので、自発的に動くようにもっていくことが大事になります。そうしたアクションの誘発がコンテンツで、大事なポイントは目的達成に向けて整合していることです。メンバー同士の関係を深めて、満足度と定着率アップが目的でも、交流機会のない大人数のセミナー実施ではあまり意味がありませんよね。なので、セミナーを開催する理由は大きな要素といえます。

 

ターゲットの心に刺さるコンテンツ

イベントを公開した瞬間に申し込みが入って、広告や拡散施策も無しに数日で定員なり、実施すると参加者満足が高いイベントもあります。ターゲットの適格な強いニーズを捉え、見た瞬間に申し込むような、反射的にいいね!やシェア拡散するものであることは大切です。

 

目的との整合

とにかくセミナーに人が来れば良いという訳ではありません。新規メンバー獲得目的で、安易に参加人数増加していますが、コミュニティ趣旨に合わない方が来ても意味はありません。コミュニティに入る可能性は低く、趣旨に合わない方が入ることは、コミュニティ内部に矛盾を抱えるおり危険です。よって、頭数よりもターゲット/参加人数の純度の方が重要なので、参加人数より加入率が高い方が良いです。ターゲットを絞れば、コンテンツへのフォーカスも絞ることができるので、企画や案内も作りやすいすいです。参加者同士の関係の質をアップさせるなら、多すぎる参加者は好ましくないです。このように、目的と目指す状態を明確し、それを軸にしながらどんな人がどの程度参加し、何を得てどんな気持ちになったのか、どんなアクションを取ってもらうか、色々を明確にしていくことが、イベント成功で重要なポイントなのです。

 

試行とチューニングの継続

セミナーというのは、全く同じ内容で行っても、参加者が違う場合はざらです。確実に成功する方法はありませんが、運良く成功しても継続的に成果が安定しないと意味はありません。なので、試行錯誤しながらPDCAサイクルを繰り返すことが、心を刺すセミナー作りの確実方法です。まずは目的・ゴールを言語化し、ターゲットの課題仮説を立て、ターゲットの課題解決コンテンツを企画し、ターゲットの価値が明確になるよう視点や言葉で案内文を書きましょう。そして、案内発信、公開後の反応、実際の申し込み、参加者の反応、主催者の洞察、フィードバック、アンケート反応などを基に、仮説とのギャップ、原因とメカニズムの分析、具体的な改善施策など、言語化して記録しておくのがおすすめです。

 

セミナー開催費用とは?

 

企画提案作成費・広告費

まずセミナー費用で大事な部分は、企画作成費用、チラシやDM、プレスリリースなど告知費用です。開催を検討しているセミナーで、それに関する専門家がいない場合には、セミナー会社に相談します。この部分に関しては重要な作業なので、コストカットはしない方が物足りなさを感じることなく、セミナーを開催することができます。コンサルティング料は、約10万円~100万円程度と幅があるので、予算枠内で収まるようにしましょう。広告費も、あまり渋るのはおすすめしません。上手く活用すれば大きな集客に繋がるので、渋らずに告知をしっかり行いましょう。

 

人件費・会場費

セミナー会場によっては、付帯設備代が別途でかかる場合もあります。会社内で行う場合、利用料はかかりませんがたとえば、大ホールやホテルの会議室などで実施する際は、費用経費です。なので、予算を見てセミナー会場を決定しましょう。30名の小規模から100名以上の大規模などキャパによって会場費用も違います。また、いくら会場費が安いからと、あまりに狭い、汚い、古い場所では参加者のストレスになります。なので、余裕を持った空間を会場に選びましょう。そして、人件費も必要ですよね。色々セミナーには費用がかかりますが、人件費は値切らないで方が良いです。講師、運営スタッフ、交通費、お弁当代は人件費となります。上手く予算をやりくりしながら、赤字にならないよう注意しましょう。

 

まとめ

ここでは、セミナー開催で押さえるべきポイント、また、運営費用についてお届けしてきましたが、いかがでしたか?マーケティング施策の一つであるセミナーは、近年、多くの企業が力を入れ取り組んでおり、開催数も増加傾向です。セミナーは、しっかりした準備と費用管理があってこそ、成功させることができます。いかに自社開催のセミナーを選んでもらえるか、セミナーを通じて何を実現したいか考え、意味のあるセミナー開催をひらきましょう。

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