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イベント企画を成功させる!成功させるために大切なこと!

ターゲットを明確にしましょう。

 

企業では、様々な目的を持って日々イベント開催しています。しかし、目的達成のためには集客が重要なポイントです。時間とコストをかけて準備しても、イベント集客できなければ何の意味もありません。ここでは、イベント企画を成功させるポイントをお届けします。

 

イベント企画とは?

イベント企画というのは、イベント開催するにあたり、必要なアイデア出し、当日までの準備、イベント運営に至るまで、すべての事柄を指します。企業が開催するイベントには、遊びやレジャーに関するもの殆どありません。ターゲット層を絞って、自社商品や提供サービスを知ってもらうことが目的である場合が多いです。こうしたイベントでは、いかに具体的にイベント計画を立てられるかによって、イベント企画の成功が左右するといえます。

イベントでは、基本的に季節に合ったものを企画するのがポイントです。良いアイデアが浮かばない場合は、シーズンイベントを考えてアイデアを考えるのが良いでしょう。たとえば、印刷会社で販促イベントを行う場合、ノートを作るワークショップを行う内容であれば、ターゲット層は親子連れがおすすめです。親子連れが多く訪れるとなると、夏や冬の長期休みが狙い目になりますよね。そして、ノートの柄や色も季節に合ったデザインや柄が好まれるでしょう。このように、イベントでは季節感に適したものにすると、アイデアが浮かびやすくなります。

 

イベント企画に必要なポイント!

目標

イベントを行う目的が決まれば、目標設定が必要です。目標設定のポイントは、具体的であり数値目標を設けることです。たとえば、イベント来場者数、タッチポイント獲得数などが挙げられます。抽象的目標になってしまいそうであれば、イベント参加後にアンケート実施を行うのがおすすめです。アンケートに目標設定項目を入れておけば、数値化することができます。目標の数値化が必要な理由は、イベント企画の成功に大きく関わるからです。

たとえば、学生がターゲットの場合、来場者数が後100名足りない結果が出た場合、その結果を元に100名増やすための工夫や改善点が全員の意識に向きますよね。これは、主催者側の熱意にも繋がり、真剣に取り組んでいる様子に反応を示してくれる人は必ずいます。それがイベントの活況にも繋がります。逆に、数値目標がない場合は、なんとなく人が来ている感じで、感動も達成感も薄いものになってしまいます。イベント企画の成功のためには、主催者側のモチベーション管理、マネジメントのしやすさ、こうした観点からも具体的に目標設定していきましょう。

 

イベントの企画内容

設定した目的を達成するには、イベントの企画内容を決めます。目的と目標が決まっていれば企画内容は決まりやすい場合が多いです。しかし、それでもつまずくこともあります。その時は、競合を調査しましょう。競合開催のイベント調査で、差別化を図ることができるからです。また、最近トレンドのイベントキーワードである「インタラクティブ」を大事にして、参加者側の意見やアイデアも取り入れながら、イベントを盛り上げていく手法もおすすめです。パーティーではよく見る光景で、参加者の生の声を聞けることは主催者側もメリットになります。

 

イベントのターゲット選定

細か過ぎるターゲティングは、逆に参加者数の減少に繋がる可能性もあります。しかし、大きな枠組みのターゲティングより、的を絞ったターゲッティングになるのでおすすめです。多くの集客を望むあまりターゲティングを怠ってしまうと、イベントに一切人が来ない場合もあります。その理由は、自分に関係ないイベントと思われ、興味を示してもらえないからです。逆に、ニッチな市場を攻めることは、自分事に捉えてもらいやすいので、ある程度の集客を見込むことができるのです。ただ、その線引きは難しいものがあるので、試行錯誤しながら選定していきましょう。

 

日時・場所・スケジューリング

イベント企画していれば、自ずと適切な日時と場所も見つかってくるでしょう。その理由は、ターゲットが来そうな場所と日時を指定することができるからです。たとえば、認知目的の異業種交流会で、ターゲット層が30代IT会社員の場合、日本橋で休日に開催するのは少し違いますよね。イベント企画の流れが明確な程、決定項目も簡単に決まります。また、当日のスケジューリングですが、スプレットシートを活用して時間軸を用意するのがおすすめです。同時に、確認事項も洗い出しておくと良いです。会場の音響設備やイベント開催後の退出時間まで、しっかり確認を行いましょう。

 

補足

ここまでの項目を押さえておけば、イベント企画立案段階での問題はないでしょう。ただし、より良いイベントにする補足としては、次回の開催内容も考えるということです。単発イベントの成功は、運の要素やビキナーズラックで上手くいく場合もあります。しかし、2、3回と続けてイベント成功に繋げていくのは至難の業です。複数回に渡ってイベント成功に導くに、次回の布石も打ってリピーター獲得を狙うことです。なるべく長期的目線の種類豊富なイベントを組むのがおすすめです。継続的にイベント成功している企業というのは、リピーターへのフォローやアプローチが上手いです。なので、ファンになってもらえるよう、長期的目線でイベント企画立案していきましょう。

 

魅力的なイベント企画にするコツ!

必ず成功します。

 

参加メリットの提示

イベント参加で、一体参加者にどんなメリットがあるか、それを分かりやすく提示しましょう。たとえば、セミナーや勉強会の場合は知識を得られる、講演会の場合は著名人の話を聞ける、ユーザー交流会の場合はお互いに情報交換できるなど、色々なメリットがありますよね。イベントに参加することで、自分にどんな良いことがあるのか、それが具体的にイメージできれば参加の強い動機に繋がります。

 

独自性要素を盛り込む

どこにでもありそうなイベントでは、多くの集客はできません。やはり、自社ならではの独自性要素を1つでも盛り込むのがおすすめです。独自性のあるイベントというのは、それだけでターゲット層に響く内容になり、イベント参加への動機になります。独自性のあるアイデアを一から考えることは難しいかも知れませんが、過去に他社や他業界で行われたイベントキーワードや手法の一部は参考になります。イベンを完全模倣するのは良くありませんが、テーマや内容は自社のオリジナル企画立案が前提です。たとえば、専門家に登壇してもらう、双方向型イベントの実施、オンラインで行うなど、自社で横展開が可能なコンテンツを見つけて要素を取り入れることができます。

 

イベントの振り返り

イベントが終わるとホット安心したい所ですが、一発屋にならず次回に向けた振り返りを行いましょう。これは、次回に向けた課題も見えてくるので、より良いイベントに繋げていくことができます。参加者から回収したアンケート、SNSの反響、当日の状況など、「Keep(継続)」「Problem(課題)」「Try(解決策)」を洗い出し、KPT法を使って改善を重ねていくのがおすすめです。

 

まとめ

ここでは、イベント企画を成功させるポイントをお届けしてきましたが、いかがでしたか?イベント企画ばかりに頭を悩ませていると、視野が狭まくなって集客や目的達成ばかり考えてしまいがちです。ここでのポイントを押さえつつ、「自分が参加者だったら何が嬉しいか?」という視点に立ち返り、参加者に楽しく喜んでもらえるイベント企画をしてみましょう。

 

 

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